Automatyczne wstawianie danych z formularza do tabeli Coda.io
Wstęp
W poprzednim wpisie stworzyłem podstawowy panel (dashboard) do analizy wyników finansowych firmy. Panel pozwala na analizę trendów takich jak:
- przychód
- koszty (wytworzenia, operacyjne, inne)
- dochód
- marża (brutto, operacyjna, netto)
Pierwsza wersja panelu korzysta z głównej tabeli dostępnej w dokumencie “dane finansowe”. W tym wpisie zmodyfikuje dokument w taki sposób, aby finalnie wygenerować zewnętrzny link, który umożliwi wprowadzanie danych do mojej tabeli – na stałe.
Dlaczego robię taką modyfikacje?
Możliwość wpływania na nasze dokumenty “z zewnątrz” jest funkcjonalnością, która wywraca o 180 stopni czynność zbierania raportów i feedbacku od naszych współpracowników lub klientów. Oczywiście, zachowujemy PEŁNĄ władzę nad tym, kto może wprowadza dane do naszych dokumentów – jednocześnie nie mając dostępu do zebranych przez nas danych od innych osób.
Wykonanie
Stworzenie nowej tabeli: Szczegółowe dane finansowe
Nowa tabela będzie przechowywać rekordy z datą dodania zapisu o przychodzie i kosztach w danym miesiącu. Na potrzeby tego wpisu wczujmy się w sytuacje firmy, w której za rejestracje przychodów i kosztów firmowych odpowiedzialne są dwie osobne osoby. Chcemy mieć zapisy na temat każdego dodanego kosztu i przychodu w firmie. W kolejnych wpisach pokażę jak automatyzować zaciąganie informacji o FV do systemu w Coda.io i jakie dane na temat FV przechowywać – w tym wpisie nasze dwie specjalistki mają otrzymać osobne formularze do wprowadzania pojawiających się kwot.
Utworzenie alternatywnego widoku nowej tabeli
Nowa tabela przechowuje takie same dane jak jej pierwsza wersja: Data oraz kwoty przychodu i kosztów.
Z utworzonej tabeli powstają 3 dodatkowe widoki, dając w sumie 4 widoki:
- Tabela przychodów
- Tabela kosztów
- Formularz przychodów
- Formularz kosztów
Każdy z tych widoków odnosi się do tej samej tabeli. Dzięki filtrowaniu kolumn i wierszy wyświetlamy w każdej z tych tabel inne dane. Robimy taki podział ponieważ są to osobne dane i w przyszłości te tabele zostaną zastąpione rejestrem FV, gdzie będziemy przechowywać dodatkowe informacje takie jak wystawiający, odbiorca FV, terminy płatności itd.
Możliwości formularzy
Utworzone formularze publikujemy, tak aby dać do nich dostęp konkretnym specjalistom odpowiedzialnym za dany obszar. Najważniejsze jest to, że osoby posiadające dostęp do formularzy NIE MAJĄ dostępu do dokumentu z danymi, jakie z tych formularzy spływają.
Modyfikacja tabeli z danymi finansowymi
W pierwszej wersji omawiana tabela była prosta: data i kwoty wpisywanie ręcznie. Taka tabela była czytelna, dlatego chcę ją pozostawić w tej formie. Zmienię ulegnie wprowadzenie danych: Ponieważ dane mamy już zbierane jednostkowo od specjalistów, w tej tabeli nie ma potrzeby, aby ręcznie wprowadzać miesięczne podsumowania. Odwołując się do tabeli przychodów i kosztów, tworzę formułę, która pobiera informacje na temat sumy przychodów i kosztów, w każdym miesiącu i wpisuje w wierszu tylko oczekiwaną sumę.
Publikacja formularzy
Każdy z utworzonych formularz publikuje i udostępniam publicznie. W przypadku mojego dokumentu jest to udostępnienie publiczne ponieważ nie nadaje restrykcji dostępu dla wypełnienia formularza. W zastosowaniu wewnątrz firmowym dostęp do formularza będą miały tylko ściśle określone osoby. W takim przypadku można również zautomatyzować zapisywanie informacji o osobie, która wypełniła formularz i w jakim czasie.
Posprzątanie dokumentu
Na koniec zostawiam modyfikację komunikatów w dokumencie, usuwając informacje o możliwości ręcznego wprowadzania danych do tabeli i podając linki do formularzy.
Podsumowanie
Raportowanie wyników, których nie da się zautomatyzować z powodu np. ręcznie wykonanej pracy w firmach budowlanych, jest wyzwaniem: Raporty przesyłane w Excelach, mailach, sms’ach to niestety standardowe praktyki w firmach. W dzisiejszym wpisie starałem się pokazać, że te wszystkie formy kontaktu można z powodzeniem zastąpić linkiem do formularza, który konkretnie definiuje jakie informacje ma zawierać raport.
Taka zmiana będzie ułatwieniem dla wypełniającego raport oraz da nieograniczone możliwości automatyzacji zdarzeń jakie mają się wydarzyć w zależności od zaraportowanego wyniku lub nawet w przypadku jego braku – o czym następnym razem!
