Case study #2- System dla firmy budowlanej (elektryka)
Wstęp:
Realizacja projektu wdrożenia Coda.io dla Mateusza, właściciela firmy świadczącej usługi montażu elektryki w domach, mieszkaniach i firmach. Ciekawym dla mnie punktem omawianej firmy jest sukcesywny wzrost klientów, ponad aktualne możliwości realizacji firmy, przy ZEROWYM nakładzie czasowym i finansowym dla pozyskiwania nowych klientów. Jak to możliwe? Według wszystkich danych = magia wzajemnych poleceń. W całej realizacji jednym z kluczowych aspektów jest przekazanie informacji z początkowych etapów ofertowania do karty danego projektu już w trakcie realizacji.
Przebieg realizacji:
Etap 1: Analiza biznesu w aktualnej formie
Kluczowy etap pozwalający mi zrozumieć specyfikę prowadzonego przez Mateusza biznesu. Podczas spotkania rozpoczynamy od zdefiniowania aktualnego procesu obsługi klienta, co nigdy wcześniej nie zostało spisane. To ważny punkt, aby zrozumieć jaką drogę pokonują klienci współpracujący z firmą, jakie informacje pojawiają się na każdym etapie obsługi i jak wygląda ich dalsze wykorzystanie.
Proces obsługi klienta w firmie Mateusza w pierwszym rzucie wygląda następująco:
- Pierwszy kontakt klienta z firmą (99% telefoniczny) → Umówienie pierwszego spotkania w miejscu potencjalnych prac budowlanych
- Pierwsze spotkanie w miejscu prac → Ustalenie szczegółów instalacji (powstaje szkic prac podczas spotkania)
- Przygotowanie wyceny prac → Na podstawie szkicu
- Wysłanie wyceny do klienta
- W przypadku akceptacji: Umówienie terminu rozpoczęcia prac oraz ustalenie planowanego terminu końcowego
- Stworzenie wstępnego projektu rozdzielnicy
- Zakup materiałów w hurtowni w dzień realizacji
- Realizacja → składająca się z kilkunastu punktów prac do wykonania
- Faktura dla klienta.
Już na tym etapie rozmów zdefiniowaliśmy potrzebę zmiany aktualnego procesu, tak aby pierwszą FV wystawiać przed rozpoczęciem prac, zamiast jednej FV na zakończeniu prac.
Narzędzia jakie były wykorzystywane do prowadzenia biznesu Mateusza to Excel, Word i notatnik. Dla każdego projektu informacje trzymane są w osobnych katalogach na dysku komputera, bez połączenia między plikami.
W tym etapie szczegółowo zdefiniowaliśmy procesy związane z:
- obsługą nowych zapytań,
- przygotowaniem do realizacji,
- realizacją projektów,
- zakończenie realizacji
Etap 2: Ustalenie oczekiwań względem projektu:
Globalnym celem wdrożenia Coda.io jest ustandaryzowanie procesów firmowych oraz przygotowanie firmy do rozwoju i zwiększenia zespołu. Aby to osiągnąć zdefiniowaliśmy aktualne procesy wprowadzając narzędzie, które wyeliminuje poniższe problemy:
- Dużo czas przeznaczane jest na przygotowanie listy zakupów dla realizacji projektu. Zakupy Mateusz wykonuje w lokalnej hurtowni offline lecz tego zmieniać nie chce z uwagi na preferencyjne ceny.
- Brak jakiegokolwiek rejestru czasu dla prac na projektach. Zero statystyk i informacji na temat czasu spędzonego na budowie
- Brak historii dla rejestru czasu pracy współpracowników / specjalistów trzymany w notatniku z informacjami dotyczącymi ostatniej realizacji.
- Brak analityki / statystyk. Aktualnie nie ma informacji na temat całości kosztów, czasów czy wyniku finansowego danego projektu,
- Brak harmonogramów dla projektów w ujęciu krótko i długoterminowym. Przy zwiększającej się ilości realizacji pojedyncze daty realizacji przestają być pomocne
- Brak bazy klientów.
- Ręczne generowanie oświadczenia do Nadzoru budowlanego po realizacji.
- Brak standardu dla wysyłanych ofert i kalkulacji. Prowadzi to do konieczności każdorazowego powrotu do informacji wysyłanych mailowo w przesłanej ofercie, aby odpowiedzieć na kwestie związane z realizacją
Podsumowując: Nowe narzędzie ma umożliwić wyciąganie wniosków z prowadzonych projektów oraz wykorzystywać informacje pojawiające się na każdym etapie obsługi, tak aby zautomatyzować część pracy.
Etap 2: Projektowanie struktury narzędzia:
Na podstawie omówionych procesów obsługi klienta rozpisuje pierwszą strukturę dokumentów. Będę definiował w ramach tego projektu kilka osobnych modułów:
- Zespół → informacje o zespole firmowym
- Zapytania / Sprzedaż → informacje o firmach na etapie ofertowania, kalkulator wycen, archiwum zapytań
- Klienci → informacje o firmach będącymi klientami (na różnym etapie obsługi)
- Projekty → informacje o prowadzonych projetach
- Księgowość → informacje o fakturach: kosztach i zyskach
- Procesy / informacje / automatyzacje → Przy okazji wprowadzania narzędzia, zostanie zdefiniowanych wiele procesów firmowych. Warto to spisać, aby mieć ustalony standard pracy pod dalszy rozwój organizacji
- Analityka / Statystyki prac → możliwość sprawdzenia posegregowanych danych i poddanie ich analizie dla wyciągnięcia wniosków
Po uzyskaniu akceptację dla zaproponowanej struktury przechodzę do etapu 3
Etap 3: Stworzenie MVP + Test:
Na bazie zaakceptowanej struktury wypracowuję funkcjonalne dokumenty, które pozwalają na sprawdzenie logiki narzędzia “w boju”. Podczas spotkania razem z Mateuszem realizujemy przy pomocy stworzonych dokumentów, kilka odmiennych przykładów zapytań oraz realizacji.
Pojawiło się kilka nowych punktów do obsłużenia:
- Nowy rodzaj projektu “Realizacja godzinowa”
- Przy generowaniu rozdzielnicy, pomocna będzie dla Mateusza informacja na temat sumarycznej ilości modułów rozdzielnicy
Etap 4: Dokończenie prac:
Po obsłużeniu punktów, które powstały w poprzednim etapie realizacji pozostało zadbać o aspekty wizualne dokumentów. Warto mieć na uwadze, że Coda.io to nie program graficzny. NIe osiągniemy tutaj efektów dostępnych przy projektach w Adobe, ale jest kilka możliwości customizacja swoich dokumentów i wykorzystuje je, aby dokumenty były czytelnie i prowadziły użytkownika przez proces “za rękę”. Dla Mateusza proces obsługi klienta nie jest niczym nowym, ale plany mówią o zaangażowaniu nowych osób i tworzony dokument miał uwzględniać nowych administratorów.
Etap 5: Przekazanie narzędzia wraz z instrukcją działania dokumentów
Finalnie wypracowana wersja:
Udostępniam wypracowane widoki wraz z linkami do szablonu online (szablon pozbawiony wszystkich danych wrażliwych, oraz z uwagi na publikacje online, część automatyzacji nie jest widoczna)
Moduł “Zespół”:
Do sprawdzenia online: https://wzorcoda.com/zespo-68
Zespół firmy w perspektywie najbliższych miesięcy ma być mocno rozbudowany, dlatego proponuję właścicielowi firmy, aby informacje na temat swoich współpracowników trzymał w jednym miejscu. Zdefiniowanie każdego współpracownika jest kluczowe pod kątem wdrożenia analityki: Jednym z założeń jest możliwość generowania raportów czasowych dla każdego z współpracowników. W przyszłości przy rozbudowie narzędzia, zdefiniowane osoby będą pomocne przy tworzeniu nowych automatyzacji.
Moduł “Zapytania / Sprzedaż”
Do sprawdzenia online: https://wzorcoda.com/zapytania-sprzedaz-70
Miejsce, w którym Mateusz będzie rejestrował i obsługiwał zapytania. Wejściem w ten proces jest kontakt POTENCJALNEGO klienta, a wyjściem akceptacja lub odrzucenie oferty. W tym definiowane są wszystkie informacje niezbędne do wykonania wyceny, a sama wycena zapisywana jest w formie PDF oraz w formie umożliwiającej jej późniejszy odczyt w przypadku podjęcia realizacji.
Automatyzacja jaka ma miejsce w tym dokumencie to:
- Przypomnienia o nadchodzących umówionych spotkaniach dla wykonania szkicu prac (na terenie budowy)
- Automatyczna wysyłka wiadomości email z ofertą “Na przycisk” → Z możliwością ręcznego zdefiniowana daty i ręcznej wysyłki w przypadku gdyby była potrzebna wyjątkowa customizacja wiadomości
- Przypomnienia w przypadku braku odpowiedzi przez 3 dni na wysłaną ofertę
- Automatyczne przypisanie danych z wykonanej oferty do danego zapytania – dla późniejszego wywołania tych informacji
- Automatyczna przekazanie informacji z etapu zapytania, w przypadku akceptacji oferty LUB rezygnacji z oferty
Ważnym widokiem jest “GENERATOR OFERT”, który zawiera 3 przyciski:
- Wyczyść tabele: Automatycznie czyści ilości elementów wyceny z poprzedniej kalkulacji. Jednym z założeń było, aby poprzednia kalkulacja była domyślnie dostępna, ponieważ często nowa wycena jest tworzona poprzez edycję poprzedniej wyceny.
- Ukryj puste wiersze: Tabela “kalkulator wyceny” oraz “osprzęt do zamówienia” jest bazą wszystkich możliwych elementów, które mogą być wyceniane. Po użyciu tego przycisku, w tabelach ukrywane są wiersze, które nie są uwzględnione w wycenie.
- Zapisz wycenę: Wszystkie pozycje z tabeli zostają przypisane do klienta dla którego dana wycena została przygotowana.
Każde zapytanie jest widoczne na osobnej karcie, dla łatwego podglądu aktualnego statusu zapytania.
Moduł “Klienci”
Do sprawdzenia online: https://wzorcoda.com/klienci-73
W ten moduł “wpadają” wszystkie firmy powiązane z zaakceptowanymi ofertami. Mamy tutaj prosty widok firm, które są w aktualnej obsłudze. Po zaakceptowaniu oferty Mateusz musi wykonać plan rozdzielnicy, dlatego nowo zarejestrowani klienci w tej tabeli posiadają dwa statusy: “Przygotowanie do realizacji” lub “w trakcie realizacji”.
Ponieważ rozdzielnica powstaje na podstawie informacji zawartych w wycenie, na tej podstronie podlinkowałem wycenę, aby była łatwo dostępna. Do teraz konieczne było przeszukiwanie maila aby sprawdzić wiadomość, która została wysłana do klienta z ofertą. Przygotowana rozdzielnica po zapisaniu zostaje przypisana do klienta, tak aby później pobierać informacje o tym co zostało zaplanowane. Jednocześnie przygotowanie rozdzielnicy wywołuje automatycznie kilka zdarzeń:
- zmienia status realizacji na “w trakcie realizacji”
- przenosi pozycję do zakładki projekty, gdzie mamy widok na informacje kluczowe dla realizacji projektu
- w zakładce księgowość tworzy nową pozycję informującą o konieczność i wystawienie pierwszej FV (przed rozpoczęciem prac)
Moduł “Projekty”
Do sprawdzenia online: https://wzorcoda.com/projekty-76
Widok wszystkich projektów w trakcie realizacji. Wraz z harmonogramem realizacji. Ten widok pomaga planować daty nowych realizacji oraz pozwala w czytelnej tabeli sprawdzić opłacenie FV danego klienta oraz wynik finansowy realizacji.
Każda realizacja posiada widok karty projektu:
Mateusz chciał pozostawić osobne karty dla każdej realizacji i tak narzędzie zostało przygotowane, ale jest również możliwość aby karta projektu byłą dynamiczna i podmieniała dane w zależności od wybranej realizacji.
Mateusz chciał pozostawić osobne karty dla każdej realizacji i tak narzędzie zostało przygotowane, ale jest również możliwość aby karta projektu byłą dynamiczna i podmieniała dane w zależności od wybranej realizacji.
Karta projektu zawiera wszystkie informacje dotyczące projektu aktualizowane z innych dokumentów w całej strukturze. Mamy podgląd na terminy realizacji, dane z etapu wyceny, planowania rozdzielnicy oraz podgląd na budżet projektu wraz z aktualnie zarejestrowanymi fakturami kosztowymi. Jest informacja o tym, czy pierwsza FV została opłacona, jakie są FV kosztowe i cała lista zadań będąca czynnościami, które będą realizowane w ramach tego projektu.
Po zakończonej realizacji wciśnięcie przycisku “POTWIERDZENIE ZAKOŃCZENIA REALIZACJI” wywołuje kilka akcji:
- Projekt oznaczony jest jako zakończony
- Powstaje infomracja w dokumencie księgowości o konieczności wystawienia FV
- Projekt znika z harmonogramu i przenoszony jest do oczekujących na stworzenie dokumentu do nadzoru budowlanego, gdzie przygotowany dokument wymaga tylko wybrania klienta z listy i całość jest gotowa do druku.
Moduł “Księgowość”
Do sprawdzenia online: https://wzorcoda.com/projekty-76
Miejsce do rejestrowania kosztów i przychodów z działalności. Z tej głównej tabeli zaciągane są informacje, które aktualizują pola w kartach projektu. Na bazie zarejestrowanych FV system oblicza zysk z każdego projektu oraz pozwala wygenerować raporty finansowe dla projektu czy dla całej działalności Mateusza.
Moduł “Procesy / Instrukcje / Automatyzacje”
Do sprawdzenia online: https://wzorcoda.com/procesy-instrukcje-automatyzacje-81
Ponieważ przygotowujemy całość dla pracy zespołowej, wraz z wprowadzeniem nowego narzędzia zostały zdefiniowane kluczowe firmowe procesy oraz instrukcje (dotyczące obsługi klienta oraz samego nowego narzędzia). System umożliwia automatyczne tworzenie nowych dokumentów wraz z podglądem szablonu, dla sprawdzenia wzoru struktury jaką powinien mieć dany rodzaj dokumentu.
Moduł “Analityka / Statystyki”
Do sprawdzenia online: https://wzorcoda.com/analityka-statystyki-prac-82
Ostatni moduł umożliwia wyświetlanie danych dotyczących zadań, czasu zespołu, projektów i finansów. Wszystkie dane zapisują się automatycznie w trakcie realizacji projektów i nie ma potrzeby wykonywania dodatkowych czynności, aby takie dane się zbierały. Dlaczego ważny jest ten widok? Dane poddane analizie pozwalają wyciągać wnioski, a większość alarmujących wyników można zautomatyzować, aby nikomu nie umknęła informacja o przekroczonym budżecie projektu, barku wystawionej fv czy ujemnym bilansie danego tygodnia.
Podsumowanie:
Wdrożenie systemu wymagało nie tylko stworzenia dokumentów, ale przede wszystkim ustandaryzowania głównych procesów, zgodnie z którymi prowadzona jest firma. Dopiero po warsztacie procesowym mogłem przystąpić do tworzenia narzędzia pod zdefiniowane procesy. Wszystkie cele projektu zostały spełnione.
Jednoczenie w stworzonym narzędziu wiele elementów jest możliwych do dalszej automatyzacji, ale zostało to odłożone na kolejny etap realizacji dla optymalizacji kosztów wdrożenia.
Jednoczenie w stworzonym narzędziu wiele elementów jest możliwych do dalszej automatyzacji, ale zostało to odłożone na kolejny etap realizacji dla optymalizacji kosztów wdrożenia.
Dzięki nowemy narzędziu, wszystkie kluczowe infomracje firmowe znajdują się w jednym miejscu i możliwe jest wygenerowanie raportu dla wyciągnięcia wniosków z każdej realizacji jak i zbiorczo z danego czasu.
Paweł Pasterak
