Integracja Coda - Slack + automatyzacja powiadomień
Czym jest Slack?
Slack to platforma do komunikacji i współpracy w zespole, która umożliwia wysyłanie wiadomości, dzielenie się plikami i organizowanie pracy w kanałach tematycznych. Slack jest powszechnie używany w firmach do poprawy komunikacji wewnętrznej, organizacji pracy zespołowej i zwiększenia efektywności poprzez centralizację komunikacji i integrację różnych narzędzi używanych przez zespół. Kluczowe funkcje Slacka, które będą kluczowe w kontekście wykorzystania integracji z Coda:
- Kanały: Przestrzenie, w których zespoły mogą rozmawiać na konkretne tematy. Mogą być publiczne (widoczne dla całej organizacji) lub prywatne (tylko dla zaproszonych osób).
- Wiadomości bezpośrednie: Możliwość wysyłania prywatnych wiadomości do jednej lub więcej osób.
- Integracje: Slack może być zintegrowany z wieloma innymi narzędziami i usługami
Aby zacząć korzystać ze slacka należy założyć konto. Można to zrobić na oficjalnej stronie slacka: https://slack.com/get-started#/createnew
Wybieram “Create Workspace”, a następnie przechodzę przez kroki tworzenia nowego projektu. W moim przypadku projektem jest “wzorCoda”. Na ostatnim kroku Slack daje wybór wersji konta: ja wybieram FREE:
Po wybraniu planu, mam dostęp do konta i mogę zacząć używać środowiska. Ja nie będę opisywał tutaj jak działa Slack i jakie są jego możliwości. Najważniejsze dla mnie jest to, że będziemy integrować Slack’a z Coda dla przyszłych automatyzacji
Integracja Coda.io – Slack
Integracja jest prosta. W ustawieniach konta Coda.io znajdujemy opcję integracji z Slack i wciskamy “connect”
Następnie na stronie Slacka zostaniemy poproszeniu o udzielenie dostępów do informacji z konta:
Koniec 😀 W Slacku od razu widzimy nową aplikacje Coda, która wita nas notyfikacją o podłączonym koncie.
Od teraz wszystkie powiadomienia z Coda.io będą pojawiać się również w tym miejscu. Co ważne, każdy z użytkowników, którzy dostaną od was dostępy do dokumentów, będą mogli podłączyć swojego konta Slacka i korzystać z powiadomień, aby być zawsze na bieżąco.
O jakich powiadomieniach mowa? Gdy zostaniemy oznaczeni w dokumencie przez innego użytkownika, stosowna informacja pojawi się w tym miejscu.
Test integracji dla powiadomień systemowych Coda.io:
W dokumencie WzorCoda oznaczyłem siebie w komentarzu – standardowa funkcja Coda.
Powiadomienie przyszło od razu po oznaczeniu.
Wykorzystanie integracji Coda – Slack w automatyzacji:
Jedną z najczęściej używanych opcji integracji jest automatyzacja wysyłania wiadomości do członków zespołu. Wiadomości przypominające o wykonaniu zaplanowanych czynności czy alarmujące o zdarzeniach, nad którymi należy się pochylić.
Wykonam taką automatyzację dla jednego z dokumentów w projekcie WzorCoda:
Posiadam w dokumencie tabelę służącą do rejestracji zdarzeń na dokumentach nadzorowanych:
- Publikację,
- Aktualizację
- Zgłoszenie jako nieaktualne.
Pozycje w tej tabeli tworzą się w 100% automatycznie dzięki automatyzacjom wykonanym wewnątrz dokumentu. Teraz stworzę automatyzację, która będzie nasłuchiwać na utworzenie nowego wiersza w tej tabeli i wybrane informacje zostaną przesłane na otwarty kanał na Slacku (taki kanał, który udostępnimy wszystkim członkom zespołu, aby każdy był poinformowany o ważnych zmianach w organizacji).
Aby wykonywać takie operacje należy zainstalować gotową paczkę Slacka:
Automatyzację ustawiam jak poniżej:
- Automatyzacja startuje za każdym razem gdy we wskazanej tabeli pojawi się nowa pozycja (lub nastąpi jakakolwiek inna zmiana wartości w wierszach)
- Następnie definiuje jakie konto ma być wyświetlane jako autor wiadomości (to może być konto bota lub wskazanego członka zespołu)
- W kolejnym kroku tworzę treść dla wysyłanej wiadomości. Treść jest dynamicznie wypełniania wartościami w zależności od tego co znajduje się w nowym wierszu
- Ostatnim krokiem jest wskazanie miejsca w jakie ma zostać wysłana wiadomość – wskazuję kanał otwarty “dokumenty-aktualizacje”
Test automatyzacji:
Aktualizuje jeden z przykładowych dokumentów. Automatyzacja wewnętrzna powoduje powstanie nowego wiersza w tabeli z historią modyfikacji.
W zakładce każdej zdefiniowanej automatyzacji możemy podejrzeć aktywność i ostatnie wywołania.
Automatyzacja odpaliła się zgodnie z oczekiwaniami, a na otwartym kanale Slack wyświetla się zaprogramowana wiadomość:
Cały zespół dostanie powiadomienie o ważnej aktualizacji w obszarze dokumentów. Link umieszczony w wiadomości pozwala szybko przenieść się bezpośrednio do konkretnego dokumentu, a w tabeli z historią modyfikacji jest możliwość potwierdzenia zapoznania się ze zmianą przez kliknięcie 👍 (informacje o tym kto, gdzie i kiedy kliknął również są dostępne)
Celowo nie wykonałem tutaj automatyzacji dla informacji o zgłoszeniu dokumentu jako nieaktualny, ponieważ to powiadomienie zostanie wysłane bezpośrednio do owera danego dokumentu, aby zareagował. Po sprawdzeniu dokumentu, dokonaniu wymaganych zmian, wykorzysta przycisk “Aktualizuj” i wszyscy dostaną powiadomienie o tym, że należy zapoznać się z nową wersją dokumentu.
To jedna z ważniejszych integracji!
Nie masz konta Coda.io? Załóż darmowe i zrób swoją integracje: LINK
Paweł Pasterak
Nie masz konta Coda.io? Załóż darmowe i zrób swoją integracje: LINK
Paweł Pasterak
